Многозадачность, стремительные изменения в мире, необходимость постоянно развиваться личностно, профессионально рано или поздно приводят к «сбою в матрице» — дефициту времени. Тайм менеджмент (далее – ТМ) – совокупность методик, техник управления временем — инструмент, с помощью которого можно не только разумно организовать свою деятельность, но и сделать ее более продуктивной.
«Воры» времени: находим корень проблемы
Постоянная спешка, нежелание «глубоко копать», несовершенная коммуникация, стрессы – «бич» жителей Москвы и других мегаполисов — порождают прокрастинацию (привычку откладывать на «потом»). К ней присоединяются другие острые современные проблемы – неумение и невозможность концентрироваться на главном, критически и системно мыслить, постоянное отвлечение на переписки, разговоры и остальные раздражители. Это приводит к «горящим» дедлайнам, переутомлению и постоянной занятости.
Главными «виновниками» дефицита времени являются:
- отсутствие планирования в тайм менеджменте (отдельного работника, менеджера или даже всей организации, если речь идет о предприятии);
- неумение правильно оценивать свои способности, результативность и скорость выполнения работы;
- отсутствие мотивации (отсюда — низкая производительность труда).
Иногда работа «не идет» только потому, что человек попросту занимается «не своим делом», находится не на своей должности или выполняет обязанности за двоих. Из-за чрезмерной занятости сотрудник компании не успевает отвечать на письма, берет работу на дом – не отдыхает полноценно, сталкивается с выгоранием, не испытывает удовлетворения от профессиональной деятельности и не может полноценно реализоваться как специалист.
Как управлять временем: теория тайм менеджмента
В современном виде концепция ТМ сформировалась в 70-80 годах прошлого века в работах западных социологов. В основе теории управления временем лежат 3 принципа тайм менеджмента:
- Расстановка приоритетов. Срочные, сложные, важные задачи выполняются в первую очередь, менее значимые – во второстепенном порядке.
- Планирование. Перед тем, как приступить к реализации задуманного, необходимо четко наметить последовательность действий и распланировать время, которое понадобится для выполнения задач. Здесь на помощь приходит старый добрый принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата.
- Структурирование. Для грамотного ТМ нужны четкие инструменты проверки результатов работы.
Методы тайм менеджмента
Под управлением временем подразумевается сознательный контроль и комплекс действий, позволяющий максимально эффективно и продуктивно организовать выполнение задач в четко установленные временные рамки. Тайм – менеджмент включает в себя постановку целей, анализ затрат времени, делегирование, организацию, расстановку приоритетов.
Тайм менеджмент представляет собой совокупность методик и приемов. Среди последних стоит выделить такие:
- предварительная подготовка – список дел на завтрашний рабочий день можно составить с вечера;
- хотя бы N минут — борьба с прокрастинацией (привычкой откладывать «на потом») – посвятите одному делу 1-2, потом – 5-10 минут, после этого работа пойдет намного эффективнее;
- дедлайны – у любого списка задач должны быть четкие сроки реализации;
- «поедание лягушки» — планируйте выполнение самых «неприятных», сложных, важных дел в первую очередь, тогда остальные покажутся проще и для них найдется ресурс.
Особого внимания в поле тайм менеджмента заслуживает система ведения важных дел, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром. Так, существует четкая матрица из 4 категорий задач (критерий – важность, срочность). На постоянной основе применять эту схему непросто, но если на работе или дома «завал», она будет максимально уместной. Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра в обобщенном виде:
- Срочно, важно – сделать.
- Не срочно, важно – запланировать.
- Неважно, срочно – делегировать (полностью или частично).
- Неважно, не срочно – ограничить время на выполнение.
Приемы ТМ
Для тех, чья работа не предполагает наличие дедлайнов, существует прием «автофокуса»: необходимо составить список задач на день, перечитывать его до тех пор, пока не захочется остановиться на выполнении одной из них. Ее приоритетность, сложность, характер не имеют значения – только личное желание человека.
«Сделай это завтра» — прием ТМ, который предполагает работу с «закрытыми списками» дел. Их невозможно дополнять новыми задачами, зато разрешено переносить существующие на следующий день.
Для повышения эффективности работы полезно планировать выполнение глобальных и сложных задач частями (так называемая техника «поедания салями»). Такая практика снижает риск прокрастинации, помогает избежать «груза гиперответственности» и видится уже не как миссия, а как набор простых и понятных шагов.
Другие эффективные приемы тайм менеджмента на работе:
- одно дело – один временной промежуток. «Лавры» Юлия Цезаря не помогут качественно справляться с несколькими видами интеллектуальной деятельности одновременно.
- Таймер в помощь. В течение дня очень удобно выделять определенное количество времени под конкретную задачу. Этот метод повышает продуктивность работы, помогает сконцентрироваться, учит управлять ожиданиями и предотвращает профессиональное выгорание.
- Принцип 9 дел. В основе такого тайм-менеджмента лежит иерархия задач: сначала выполняется одна крупная, после — 3 поменьше и еще 5 с минимальной значимостью.
Практика ТМ: полезные лайфхаки для новичков
Методики, технологии, приемы – теоретическая основа тайм менеджмента, которой необходимо найти простое и доступное применение в повседневной жизни. На практике для начала стоит разобраться, что, как и зачем вы собираетесь делать. Выделите легкие задачи, и те, которые вы почему-то постоянно откладываете или с трудом с ними справляетесь. Ответьте себе на вопрос, почему так происходит:
- не признаете важность этого дела, осознаете его бессмысленность, не можете делегировать другому работнику/члену семьи;
- процесс выполнения «проблемной» задачи сопровождается отрицательными эмоциями;
- нет желания, но вас принуждают работать;
- мешают отвлекающие факторы;
- постоянно появляются другие (более важные, срочные) задачи, из-за которых вы никак не можете приступить к «тому самому» делу.
После рефлексии составьте недельный график дел в виде элементарной таблицы по дням и активным часам (принцип планирования). Распишите всю свою ежедневную активность по минутам, оставшиеся «окна» — и есть свободное время, которое можно посвятить формированию новых навыков или давно отложенному «на потом» отдыху.
Практическое применение принципов ТМ:
- приоритетность. Делать все и сразу не стоит. Выделите задачи, которые необходимо решить в первой половине дня, и те, которые можно отложить на вечер. Лучше всего сначала «избавиться» от неприятных, сложных, отталкивающих дел, после уделить время более легким и «доступным» задачам.
- Принцип планирования на практике эффективно реализуется с помощью так называемого «SMART-проектирования». Этот метод позволяет определить цели, которые должны соответствовать нескольким критериям: быть измеримыми, конкретными, актуальными, и с адекватным дедлайном.
- Составляйте списки дел. Обязательно прописывайте цели и сроки их реализации. Лучше, если таких списков будет несколько – долгосрочный (на один год и больше), месячный, ежедневный.
- Сложные задачи делите на мелкие части. Определяйте сроки, четкий план действий для реализации всех этапов.
- Помните, что перфекционизм – прямой путь к прокрастинации. Стремление к идеальности чревато постоянным затягиванием сроков, той же нехваткой времени. Делайте немного, с ошибками, но не откладывайте задачи в «долгий ящик».
Свободное время и правильные привычки в поле тайм менеджмента
Совокупность технологий ТМ позволяет рационально организовать не только работу, но и время отдыха. Отдельные часы, выделенные на фитнес, посещение театров, выставок, концертов, дополнительные выходные, «чистый» отпуск без интернета, деловых звонков и переписок просто необходимы для эффективного восстановления.
У большинства людей существуют «шаблоны» действий, поведения, которые мешают выполнять насущные задачи и отбирают массу времени. Необходимо «проревизировать» их по нескольким направлениям:
- Избавиться от вредных привычек. Некоторые из них воруют наши деньги, здоровье и время. Для начала можно ограничить количество времени, которое на них тратится.
- «Завести» полезные привычки. Что может быть лучше чтения книг, регулярных тренировок, оздоровительных процедур, формирования навыков планирования семейного бюджета, контроля личной эффективности. Время, высвобожденное от проверки почты и бессодержательных переписок, можно потратить на обучение или отдых.
Как видим, тайм менеджмент находит свое применение в профессиональной деятельности, повседневной жизни, позволяет четко распределять приоритеты, планировать, структурировать и повышать эффективность выполнения всевозможных задач. Вас также может заинтересовать наша статья о том что люди ищут в яндексе.
