Тайм менеджмент: учимся планировать ресурсы

Многозадачность, стремительные изменения в мире, необходимость постоянно развиваться личностно, профессионально рано или поздно приводят к «сбою в матрице» — дефициту времени. Тайм менеджмент (далее – ТМ) – совокупность методик, техник управления временем — инструмент, с помощью которого можно не только разумно организовать свою деятельность, но и сделать ее более продуктивной.

«Воры» времени: находим корень проблемы

Постоянная спешка, нежелание «глубоко копать», несовершенная коммуникация, стрессы – «бич» жителей Москвы и других мегаполисов — порождают прокрастинацию (привычку откладывать на «потом»). К ней присоединяются другие острые современные проблемы – неумение и невозможность концентрироваться на главном, критически и системно мыслить, постоянное отвлечение на переписки, разговоры и остальные раздражители. Это приводит к «горящим» дедлайнам, переутомлению и постоянной занятости.

Главными «виновниками» дефицита времени являются:

  • отсутствие планирования в тайм менеджменте (отдельного работника, менеджера или даже всей организации, если речь идет о предприятии);
  • неумение правильно оценивать свои способности, результативность и скорость выполнения работы;
  • отсутствие мотивации (отсюда — низкая производительность труда).

Иногда работа «не идет» только потому, что человек попросту занимается «не своим делом», находится не на своей должности или выполняет обязанности за двоих. Из-за чрезмерной занятости сотрудник компании не успевает отвечать на письма, берет работу на дом – не отдыхает полноценно, сталкивается с выгоранием, не испытывает удовлетворения от профессиональной деятельности и не может полноценно реализоваться как специалист. 

Как управлять временем: теория тайм менеджмента

В современном виде концепция ТМ сформировалась в 70-80 годах прошлого века в работах западных социологов.  В основе теории управления временем лежат 3 принципа тайм менеджмента:

  1. Расстановка приоритетов. Срочные, сложные, важные задачи выполняются в первую очередь, менее значимые – во второстепенном порядке.
  2. Планирование. Перед тем, как приступить к реализации задуманного, необходимо четко наметить последовательность действий и распланировать время, которое понадобится для выполнения задач. Здесь на помощь приходит старый добрый принцип Парето: 20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Принцип Поретто
  3. Структурирование. Для грамотного ТМ нужны четкие инструменты проверки результатов работы.

Методы тайм менеджмента

Под управлением временем подразумевается сознательный контроль и комплекс действий, позволяющий максимально эффективно и продуктивно организовать выполнение задач в четко установленные временные рамки. Тайм – менеджмент включает в себя постановку целей, анализ затрат времени, делегирование, организацию, расстановку приоритетов. 

Тайм менеджмент представляет собой совокупность методик и приемов. Среди последних стоит выделить такие: 

  • предварительная подготовка – список дел на завтрашний рабочий день можно составить с вечера;
  • хотя бы N минут — борьба с прокрастинацией (привычкой откладывать «на потом») – посвятите одному делу 1-2, потом – 5-10 минут, после этого работа пойдет намного эффективнее;
  • дедлайны – у любого списка задач должны быть четкие сроки реализации;
  • «поедание лягушки» — планируйте выполнение самых «неприятных», сложных, важных дел в первую очередь, тогда остальные покажутся проще и для них найдется ресурс.

Особого внимания в поле тайм менеджмента заслуживает система ведения важных дел, разработанная Дуайтом Эйзенхауэром. Так, существует четкая матрица из 4 категорий задач (критерий – важность, срочность). На постоянной основе применять эту схему непросто, но если на работе или дома «завал», она будет максимально уместной. Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра в обобщенном виде:

Матрица Эйзенхауэра

  1. Срочно, важно – сделать.
  2. Не срочно, важно – запланировать.
  3. Неважно, срочно – делегировать (полностью или частично).
  4. Неважно, не срочно – ограничить время на выполнение.

Приемы ТМ

Для тех, чья работа не предполагает наличие дедлайнов, существует прием «автофокуса»: необходимо составить список задач на день, перечитывать его до тех пор, пока не захочется остановиться на выполнении одной из них. Ее приоритетность, сложность, характер не имеют значения – только личное желание человека. 

 «Сделай это завтра» — прием ТМ, который предполагает работу с «закрытыми списками» дел. Их невозможно дополнять новыми задачами, зато разрешено переносить существующие на следующий день.

Для повышения эффективности работы полезно планировать выполнение глобальных и сложных задач частями (так называемая техника «поедания салями»). Такая практика снижает риск прокрастинации, помогает избежать «груза гиперответственности» и видится уже не как миссия, а как набор простых и понятных шагов.

Другие эффективные приемы тайм менеджмента на работе:

  1. одно дело – один временной промежуток. «Лавры» Юлия Цезаря не помогут качественно справляться с несколькими видами интеллектуальной деятельности одновременно. 
  2. Таймер в помощь. В течение дня очень удобно выделять определенное количество времени под конкретную задачу. Этот метод повышает продуктивность работы, помогает сконцентрироваться, учит управлять ожиданиями и предотвращает профессиональное выгорание. 
  3. Принцип 9 дел. В основе такого тайм-менеджмента лежит иерархия задач: сначала выполняется одна крупная, после —  3 поменьше и еще 5 с минимальной значимостью.

Практика ТМ: полезные лайфхаки для новичков

Методики, технологии, приемы – теоретическая основа тайм менеджмента, которой необходимо найти простое и доступное применение в повседневной жизни. На практике для начала стоит разобраться, что, как и зачем вы собираетесь делать. Выделите легкие задачи, и те, которые вы почему-то постоянно откладываете или с трудом с ними справляетесь. Ответьте себе на вопрос, почему так происходит:

  • не признаете важность этого дела, осознаете его бессмысленность, не можете делегировать другому работнику/члену семьи;
  • процесс выполнения «проблемной» задачи сопровождается отрицательными эмоциями;
  • нет желания, но вас принуждают работать;
  • мешают отвлекающие факторы;
  • постоянно появляются другие (более важные, срочные) задачи, из-за которых вы никак не можете приступить к «тому самому» делу.

После рефлексии составьте недельный график дел в виде элементарной таблицы по дням и активным часам (принцип планирования). Распишите всю свою ежедневную активность по минутам, оставшиеся «окна» — и есть свободное время, которое можно посвятить формированию новых навыков или давно отложенному «на потом» отдыху.

Практическое применение принципов ТМ:

  1. приоритетность. Делать все и сразу не стоит. Выделите задачи, которые необходимо решить в первой половине дня, и те, которые можно отложить на вечер. Лучше всего сначала «избавиться» от неприятных, сложных, отталкивающих дел, после уделить время более легким и «доступным» задачам.
  2. Принцип планирования на практике эффективно реализуется с помощью так называемого «SMART-проектирования». Этот метод позволяет определить цели, которые должны соответствовать нескольким критериям: быть измеримыми, конкретными, актуальными, и с адекватным дедлайном. SMART анализ
  3. Составляйте списки дел. Обязательно прописывайте цели и сроки их реализации. Лучше, если таких списков будет несколько – долгосрочный (на один год и больше), месячный, ежедневный.
  4. Сложные задачи делите на мелкие части. Определяйте сроки, четкий план действий для реализации всех этапов.  
  5. Помните, что перфекционизм – прямой путь к прокрастинации. Стремление к идеальности чревато постоянным затягиванием сроков, той же нехваткой времени. Делайте немного, с ошибками, но не откладывайте задачи в «долгий ящик».

Свободное время и правильные привычки в поле тайм менеджмента

Совокупность технологий ТМ позволяет рационально организовать не только работу, но и время отдыха. Отдельные часы, выделенные на фитнес, посещение театров, выставок, концертов, дополнительные выходные, «чистый» отпуск без интернета, деловых звонков и переписок просто необходимы для эффективного восстановления. 

У большинства людей существуют «шаблоны» действий, поведения, которые мешают выполнять насущные задачи и отбирают массу времени. Необходимо «проревизировать» их по нескольким направлениям:

  1. Избавиться от вредных привычек. Некоторые из них воруют наши деньги, здоровье и время. Для начала можно ограничить количество времени, которое на них тратится.
  2. «Завести» полезные привычки. Что может быть лучше чтения книг, регулярных тренировок, оздоровительных процедур, формирования навыков планирования семейного бюджета, контроля личной эффективности. Время, высвобожденное от проверки почты и бессодержательных переписок, можно потратить на обучение или отдых. 

Как видим, тайм менеджмент находит свое применение в профессиональной деятельности, повседневной жизни, позволяет четко распределять приоритеты, планировать, структурировать и повышать эффективность выполнения всевозможных задач. Вас также может заинтересовать наша статья о том что люди ищут в яндексе.