KPI: что это такое, как рассчитать и оценить ключевые показатели эффективности по формуле

Развитие бизнеса, увеличение прибыли, рост производства и количества сотрудников – цель любого бизнесмена. Однако во всей этой суете и огромном количестве самых разнообразных проблем часто теряется суть отдельно взятого работника. Нанимателю становится сложно в общей массе оценить перспективы дальнейшего сотрудничества: увольнять его или, наоборот, повышать заработную плату, премировать. Да и визуальное наблюдение в подавляющем большинстве случаев чревато субъективизмом, если это не рытье траншеи – «отсюда и до обеда».

В такой ситуации необходимо использовать инструменты, повышающие объективную оценку деятельности работников. Одним из вариантов можно считать использование ключевых показателей эффективности, так называемой, системы KPI.

Зачем нужны KPI

Понятно, что данный аспект не просто так из головы взят, чтобы продемонстрировать некую работу со стороны «ученых» мужей в области экономики. Он объективно помогает оценивать ситуацию на местах. Потенциально рассматриваемый индикатор применяют для решения следующих практических задач:

1. Для проведения оценки работы сотрудников не с точки зрения мнения начальника или руководства организации, а с максимальной непредвзятостью. На основании полученных в ходе расчетов результатов принимаются определенные кадровые и другие управленческие решения, в том числе по материальному стимулированию сотрудников.
2. На основе показателей эффективности и результативности планируется дальнейшая деятельность, в том числе прогнозируются возможные продажи товаров или услуг, в соответствии с прогнозом корректируется производственная деятельность. А это уже лежит в области материальных и финансовых вопросов, обеспечивающих прибыльность бизнеса, его перспективы развития.
3. Ключевые характеристики эффективности могут и должны использоваться в качестве аргумента при распределении премий, надбавок. Они выступают в качестве материального показателя, на основании которого принимается то или иное решение. То есть таким образом исключается неопределенность и, если хотите, коррупционная составляющая.

На основе вышеизложенного можно сказать, что возможность посчитать KPI – это однозначное благо для любого бизнеса. Однако существует и обратная сторона медали. Необходимо понимать, что все эти коэффициенты весьма индивидуальны. Использование, причем бездумное, неких стандартизированных методик приведет к получению ошибочных результатов, что только внесет дополнительный сумбур в деятельность компании.

Виды KPI

На самом деле существует достаточно много методических рекомендаций того, как считать KPI. В утрированном формате все они могут быть разделены на следующие категории:

• Затратные. В данном случае представляется возможным оценить KPI по расходу материальных и финансовых средств. Понятно, что вообще без расходов достижение поставленных перед бизнесом целей и задач невозможно. При выполнении расчетов допускаются некоторые отклонения и погрешности в рамках определенных показателей.
• Производственные. Здесь во главу угла ставятся так называемые трудовые затраты, как в отношении бюджета, так и отдельных сотрудников, а также подразделений.
• Эффективностные. Потенциально можно и в определенных случаях даже нужно рассматривать отношение отдельных показателей деятельности сотрудника, отдела или компании к другим. В качестве примера можно рассмотреть отношение приведенных клиентов и их расходов в рамках компании (фактически принесенная прибыль) к затратам на деятельность. Если этот показатель выше единицы, то деятельность может быть признана положительной, в противном случае – эффект отрицательный. Чем выше данный показатель, тем полезнее для бизнеса данный сотрудник или подразделение.

Отдельно отметим следующую классификацию KPI: опережающие показатели и запаздывающие. Для того чтобы понять сущность процессов, имеет смысл обратиться к примерам.

К опережающим компонентам относят конверсию, качество работы с клиентами и так далее, то есть, все, что относится к пониманию «в данный момент времени». К запаздывающим факторам отнесем количество звонков, лиды и другие элементы стратегического планирования в рамках определенного временного интервала.

В маркетинге

Если говорить про KPI в маркетинговой сфере, то здесь необходимо обозначить следующие направления оценки:

1. ROI. Данная аналитическая система позволяет анализировать рентабельность, то есть насколько вложенные в маркетинговую деятельность компании деньги себя окупают. К примеру, проводится некая маркетинговая и (или) рекламная акция. Она требует финансовых и трудовых вложений. На выходе появляется подсчитанное количество пришедших потребителей товаров и услуг, оставивших определенную сумму. Отношение этих двух цифр и будет ROI. Больше единицы или 100%, здесь неважно, в каком формате выражать результат, – здорово, меньше – плохо, необходимо принимать управленческие решения и корректирующие маркетинговые мероприятия.
2. Следующий пример KPI – CTR – показатель кликабельности. В данном случае речь идет о выбравших конкретное предложение, как вариант, нажавших на рекламный баннер на сайте или в поиске. Обычно эта характеристика актуальна для анализа креативности подхода разработчиков.
3. Стоимость и количество лидов. Здесь все просто: общий бюджет делим на количество звонков (или их еще принято называть лидами), в результате получаем цену одного лида. Чем меньше значение, тем лучше. Но не путайте все обращения и лиды между собой. Ведь какое-то спамное предложение тоже может считаться обращением, но для вас это не целевой лид.

В продажах

Чтобы понять, что такое KPI в продажах, а затем это реализовать на практике, необходимо учитывать качественные характеристики, к примеру, такие как:

• размер чека в среднем исчислении для одного потребителя;
• количество полезных действий со стороны сотрудника: встреч, презентационных мероприятий, популяризирующих бесед;
• число приведенных потребителей, привлеченных по холодным, теплым и горячим каналам;
• возвращенные клиенты;
• время, затрачиваемое на получение согласия потенциального покупателя.

Выше перечисленные два раздела ориентированы, если брать суммарно, на анализ воронки продаж.

В менеджменте

Чтобы понять, как разработать KPI для управления персоналом, необходимо понимать, какими метриками пользуется отдел кадров. Здесь учитываются такие показатели как текучесть кадров, правильность подбора персонала, его профессиональная пригодность, анализ карьерного роста в коллективе.

Как рассчитать KPI

Для решения этой задачи применяется специальная метрическая система, учитывающая основные маркеры. К ним относятся:

• вес KPI – фактическая важность индикатора для бизнеса;
• база – минимальное значение показателя;
• норма – ранее запланированный результат, достижение которого обеспечит адекватную работу компании;
• факт – значение, которого удалось достичь в процессе деятельности в заданный временной интервал;
• цель – условная точка, к которой необходимо стремиться. Обычно она превышает нормальные показатели, установленные бизнес-планом или иными нормативными внутренними документами.

Как реализовать и внедрить KPI

Для разработки необходимо:

1. Четко определиться с целью и задачами. По сути, это важнейшая составляющая, без которой добиться результата не получится, как и в любом другом деле.
2. Если не уверены в собственных силах, то лучше отдать эту работу на аутсорсинг, пригласив квалифицированных специалистов.
3. Корректировки KPI должны быть регулярными. В зависимости от категории это может быть неделя, месяц или квартал.

Для внедрения рекомендуется следующий алгоритм:

• составление матрицы параметров;
• разработка мотивационной программы для сотрудников;
• подробное разъяснение работникам сути и принципов внедрения;
• пересмотр на основе первоначальных идентификаторов подходов к должностным обязанностям;
• тестирование и последующее внедрение.

Для упрощения процесса применяются специализированные CRM.

Формула расчета KPI

В каждом конкретном случае, под новый идентификатор формула KPI будет индивидуальной. Однако можно и нужно пользоваться так называемым индексом, характеризующим относительное значение.

Формула в этом случае будет следующей:

((Ф-Б)/(Н-Б)*100, где

Ф – фактическое значение;

Б – базовое;

Н – нормальное.

Показатель, превышающий 100%, можно отнести к отличным.

Пример расчета

Предположим, менеджер некой компании заработал условные 700 тысяч рублей при базовом показателе 200 тысяч. В качестве нормального значения в организации принято 300 тысяч.

Подставляем в формулы индекса: ((700-200)/(700-300))*100%=125%.

Можно считать, что данный менеджер отработал отлично, поскольку индекс превышает 100%. Соответственно, руководство может выдать ему премию.

Преимущества и недостатки системы

Среди несомненных плюсов использования в практике KPI имеет смысл назвать следующие:

• наличие более объективной оценки деятельности исполнителей;
• возможность корректировать деятельность на малых временных интервалах, не ухудшая общую ситуацию;
• перспектива контроля в рамках отдельно взятых филиалов, подразделений, даже групп работников;
• повышение качества аналитики и прогнозирования;
• повышение корпоративной дисциплины.

Среди недостатков выделяют: длительный период внедрения; необходимость донести до персонала суть процесса, что не всегда легко сделать; возможность манипулировать идентификаторами; риск выбрать неправильную стратегию.

Распространенные ошибки

Как показывает практика, многие организации совершают приблизительно одинаковые ошибки. Среди них нужно выделить следующие:

• разработка неодинаковых систем оценки для различных подразделений;
• наличие большого количества значимых субъективных факторов, влияющих на конечный результат;
• устранение работников от принятия решений по KPI;
• отсутствие привязки показателей к поощрительным выплатам.

Коротко о главном

1. Внедрение в производственную практику таких характеристик как KPI – это несомненное благо для любой компании, планирующей всерьез и надолго оставаться на рынке.
2. Внедрять систему необходимо продуманно. В идеале, лучше всего доверить этот процесс профессионалам.
3. Необходимо в обязательном порядке учитывать ошибки, ранее совершаемые другими организациями.
4. Если уж взялись за реализацию идеи, то идти необходимо до конца. В противном случае не стоит даже затевать, поскольку это будет напрасно потраченное время и, с высокой долей вероятности, финансы, причем немалые.