Google Docs — название онлайн-сервиса, с применением которого удобно создавать тексты и редактировать их. Готовым текстом в виде файла в google docs не сложно поделиться с другими пользователями, распечатать, опубликовать на любом сайте. Текст доступен с любого гаджета, который имеется в наличии – с планшета, смартфона, компьютера.
Данная статья предоставляет информацию о сервисе и его полезных инструментах, рассказывает, как создать гугл документ, изменить его, пригласить коллег присоединиться к работе над ним. Ведь не всегда этот сервис используется эффективно, и чаще всего это происходит от недостатка информации.
В чем особенности сервиса Google Документы
По своему функционалу этот продукт компании Google может составить конкуренцию таким программам, как ms word, LibreOffice, некоторым другим. А по многим параметрам данный сервер гораздо практичнее и функциональнее.
Преимущества google docs:
- Пользоваться им можно бесплатно, без лицензии. Нужно лишь создать аккаунт Google.
- Нет нужды привязывать его к каким-нибудь платформам. В «Гугл Доках» возможно заниматься обработкой текста на любом из доступных устройств: с мобильных Android или iOS, с ноутбуков на Windows и Mac.
- Делиться файлами можно без копирования на флешку и отправку по электронной почте. Требуется всего лишь сделать файл доступным для определенного человека и отослать ему ссылку. Пользователи, у которых появляется доступ к документу, могут менять, комментировать и смотреть текст.
- Здесь дается возможность работать с документами целой командой в реальном времени, достаточно дать каждому члену команды доступ.
- При нежелании или невозможности печатать текст может быть надиктован. Для этого подключают гарнитуру и переходят в режим голосового ввода. После завершения диктовки текст придется отредактировать.
- Документы сохраняются в последней версии, даже если есть проблемы с оргтехникой или интернетом.
- Любые внесенные в документ изменения остаются доступными в файле.
Среди недостатков сервиса можно отметить зависимость от интернета, а также замедление работы при обработке текстов большого объема.
Особенности работы с Гугл документами
На Google Диске допускается хранить, открывать и читать данные любого типа – от графических, аудио- и видеофайлов до документов формата PDF и MS Office.
Как открыть гугл документ:
- Созданный на этом сервисе файл доступен в аккаунте Google, куда входят через drive.google.com.
- Здесь открывается редактор Google doc.
- Из предложенного списка выбирают искомый документ, нажимают на него.
На Google Диске имеется возможность работать над файлами PDF, Microsoft Office, аудио и видеофайлами. В зависимости от нужного формата — текст, презентация, рисунок google или таблица — необходимо выбрать подходящий раздел сервиса.
Когда на электронную почту вместе с письмом приходит файл, то его потребуется скачать на ПК. Если отправитель в письме предлагает отредактировать письмо, необходимо нажать «Открыть в Google Docs», чтобы посмотреть и добавить изменения.
Для скачивания документа с Google Docs отмечают его, нажимают и удерживают клавишу Ctrl. С помощью правой кнопки мышки нажимают команду «Скачать». Можно одновременно скачивать несколько документов. Чтобы сохранить файл, его копируют, подбирают место для хранения в компьютере, вводят название и нажимают кнопку «Сохранить».
Как открыть google документ в Microsoft Word
Для открытия какого-нибудь документа в редакторе MS Word, потребуется скачать его на компьютер. Это делается с помощью сетки инструментов, где нужно открыть раздел «Файл», отметить строчку «Скачать как». Далее сайт предложит список форматов:
- .docx;
- .pdf;
- .odt;
- .rtf;
- .epub;
- .txt;
- веб-страницу — html или сжатый zip.
Затем загружаемый файл оказывается в «Загрузках» в компьютере. Для его открытия запускается Microsoft Word. После этого можно работать с ним в этом редакторе.
Как открывается вордовский файл:
Вначале потребуется открыть страничку с новым докуметом. Он создается через раздел «Файл» на консоли: здесь необходимо выбрать «Загрузки», нажать «Выбрать файлы на компьютере». Вордовский документ можно открыть в Google Docs путем его перетаскивания во вкладку сайта в окне браузера.
Как создаются новые документы
Для начала работы с Google документом потребуется войти в свой аккаунт Google, указав имя пользователя и пароль. На открытой странице предоставлен список документов, ранее обработанных через аккаунт.
Создание нового документа начинают с иконки «Пустой файл» внутри меню шаблонов. В открывшемся новом документе можно начать печатать, добавлять в текст фотографии, таблицы, производить другие действия.
Другой способ создать новый документ – использовать главное меню на google диске:
- Слева вверху страницы откройте «+Создать».
- Перейдите на Google Документы. Здесь необходимо найти опцию создания нового документа.
- Можно начинать набирать текст в открывшемся поле.
Google Docs способен преобразовать файлы любого типа за несколько секунд, поэтому сюда допускается загружать файлы в формате docx, вставить картинки, таблицы, любые иные файлы.
Каждый из новых файлов изначально получает название «Новый документ». Если вы хотите дать ему подходящий заголовок, нажмите вкладку «Новый документ», затем удалите название с помощью клавиши Del и введите нужное название. Чтобы сохранить введенные изменения, воспользуйтесь кнопкой Enter.
Google Docs также удобен для распечатывания документов, таблиц, презентаций Google. Для этого следует открыть вкладку «Файл», затем нажать «Печать». При необходимости параметры печати устанавливаются вручную.
Структурировать текст, подбирать шрифт, цвет, делать отступы и интервалы, создавать графические элементы в этом сервисе требуется вручную. Для облегчения работы с текстом предоставляется широкий выбор разнообразных шаблонов.
Шаблоны
Тем, кто не до конца понимают, как создать google документ, очень полезно применить один из большого количества шаблонов. Они, вместе с необходимыми настройками, располагаются внутри галереи в главном меню. Среди них есть шаблоны для написания писем, инструменты для создания рассылок, образцы резюме, брошюры любых типов, проектные предложения и много другого.
Нужно открыть тот, который понравился и выбранный шаблон появится в новой вкладке, остается приступить к редактированию готового текста.
Как сохранить документ
Даже при зависании компьютера или отсутствии интернета можно не беспокоиться о том, что документы затеряются. Google Docs автоматически сохраняет файлы онлайн. Чтобы предотвратить проблемы при регулярных неполадках сети, рекомендуется настроить офлайн-доступ.
Это можно сделать через настройки Google Диска в разделе «Офлайн-доступ» — здесь просто ставится галочка. Теперь редактирование любых текстовых документов возможно осуществить даже при отсутствии интернета.
Как работать с документом
Google Docs предназначен для того, чтобы создавать и обрабатывать тексты. Здесь представлено множество инструментов, которые облегчают работу. Редактирование текстов предполагает выполнение некоторых несложных действий.
Настроить стили и шрифты
Стили помогают оформить текст визуально с целью улучшения его восприятия. Все доступные виды стилей располагаются на панели инструментов. В соответствующем меню выберите подходящий, после наведения на него курсора нажмите «Применить стиль». Предварительно не забудьте отметить область текста, где необходимо настроить данный стиль.
Google Docs позволяет устанавливать различные типы стилей по своему усмотрению. Выделите текст с подходящим стилем, после чего необходимо открыть последовательно следующие окошки: «Формат – Стили абзацев», затем переходят к основному тексту, заголовкам, подзаголовкам. Остается нажать опцию обновления в соответствии с выделенным фрагментом.
Самые популярные шрифты располагаются на верхней консоли инструментов, а в пункте «Другие шрифты» панели есть возможность выбрать что-то более подходящее из дополнительного списка, чтобы сменить тот, который не нравится.
Чтобы в Google Docs выровнять границы текста, необходимо выделить определенный отрывок, из выпадающего меню на верхней панели выбрать подходящий вариант выравнивания: по краю (слева или справа) или по центру.
Оформить заголовки
При форматировании текстов важно обязательно использовать заголовки с подзаголовками. Доступные инструменты для их формирования располагаются на панели инструментов. Вначале потребуется нужную часть текста, который предполагается сделать заголовком, выделить и приступить к его форматированию. Чтобы отслеживать изменения в структуре текста, требуется открыть раздел «Вид», поставить галочку рядом с «Показать структуру документа». Общий вид документа отобразится на левой половине страницы.
Вставить изображения
Для добавления к тексту рисунков и фотографий необходимо воспользоваться разделом «Вставка», затем – «Изображения». Далее нужно выбрать место, откуда будет загружена графика:
- с Google Диска;
- с компьютера;
- из сети;
- путем вставки URL;
- Google Фото;
- созданием фото веб-камерой.
Вставленное изображение можно отредактировать. Чтобы изменить размеры, форму, рекомендуется кликнуть по картинке вначале левой кнопкой мышки, потом – правой. Выбрать «Обрезать» и начать тянуть одну из сторон рамки. Вставленные картинки можно перевернуть, скопировать, выравнивать, изменить его масштаб. Сохранять изменения не нужно. А для отмены воспользуйтесь кнопками Ctrl+Z.
Оформление списков
В тексты необходимо вставлять маркированные или нумерованные списки. Отметьте участок текста, выберите нужный вид списка на панели. Чтобы сделать маркированный список, необходимо воспользоваться каким-либо из нескольких предложенных маркеров.
Построить таблицу
Таблицы оформляются во вкладке «Вставка», где нужно выбрать раздел «Таблицы», указать, сколько нужно столбцов и строк. Для редактирования таблицы нужно кликнуть правой кнопкой мыши по какой-нибудь ячейке.
В разделе «Свойства таблицы» допускается менять размеры столбцов, высоту строк, оформить границы, поменять цветовой фон, выровнять ячейки и саму таблицу. Для сохранения изменений нужно нажать «ОК».
Чтобы выровнять столбцы или строчки, нужно их выделить, открыть раздел «Макет таблицы». Щелкнуть «Выровнять высоту строк» или «Выровнять ширину столбцов» внутри раздела «Размер ячейки».
Как проверить ошибки
Google Docs оснащены встроенным инструментом проверки правописания, он располагается в «Инструментах». Его открывают нажиманием клавиш Ctrl+Alt+X. Программка сама отыскивает ошибки, предлагает их исправить, изменить, сделать пропуск, добавить определенное выражение в словарь.
Во вкладке «Проверка правописания» также имеется «Личный словарь», куда можно добавлять часто употребляемые слова, которые сервисом иногда принимаются за ошибки.
Что происходит с внесенными правками
Когда вы хотите вернуться к определенному этапу обработки документа, это делается достаточно просто. Изменения сохранятся автоматически, поэтому всю историю изменений просматривают с помощью соответствующего раздела панели инструментов: вначале необходимо открыть «Файл», оттуда перейти в «Истории версий».
Как организовать совместную работу
ТОП-менеджмент получает возможность (подключаем соответствующую функцию) через Битрикс24 формулировать текущие задачи (на день, месяц, квартал, иной отчетный период) для бизнеса, подразделений и отдельных сотрудников. В это же время система ведет контроль деятельности каждого работника в рамках поставленных задач, отслеживает интенсивность и эффективность его работы. В результате на столе у руководства появляется объективная информация, на основе которой могут приниматься кадровые решения либо корректироваться за
Для коллективной работы или парной потребуется отправить ссылку. Это делается достаточно просто: на экране в правом верхнем углу отыщите и нажмите на кнопку настройки доступа. Откроется форма, где есть пустое поле. В него следует вставить имена или электронную почту коллег, которым нужно предоставить доступ к гугл документам. Далее нужно нажать на картинку с карандашом, отметить желаемый тип доступа – редактировать, комментировать, просматривать. Нажать «Готово». Выбранные пользователи получат электронное письмо с сообщением о доступе.
Второй вариант открытия доступа: через кнопку копирования ссылки для коллективного доступа. Здесь потребуется подобрать тип доступа, нажать «Скопировать ссылку», после этого – «Готово». Скопированная ссылка сохранится в буфере обмена, откуда ее можно отправлять почтой или через социальные сети.
Третий вариант настройки доступа – через раздел «Файлы», который располагается на верхней панели. В нем имеется окно «Совместный доступ», где нужно подобрать тип доступа, затем скопировать ссылку.
Как оформлять комментарии и советы
При коллективной работе нужно писать свои комментарии, рекомендовать те или иные правки. Выделите фрагмент текста, в разделе «Вставка» отметьте поле, куда можно разместить комментарий. Появится форма, внутрь которой разрешается вставить замечания, а затем нажмите «Комментировать». Любой, кто участвует в работе над документом, сразу увидит оставленные записи.
Работа с комментариями не всегда позволяет увидеть изменения. Гораздо эффективнее использовать советы, то есть предложения правок. Чтобы добавить совет участникам, нужно открыть иконку с карандашом, выбрать режим «Советовать». Справа от текста отобразятся комментарии с инструкциями.
При желании вернуться в обычный режим редактирования, воспользуйтесь соответствующей иконкой.
Как выйти из документа
С левой стороны странички в верхнем углу располагается значок голубого цвета, напоминающий лист бумаги. Если его нажать, вы окажетесь на странице со списком документов. Чтобы позднее продолжить работать с документом, достаточно в этом списке будет отыскать файл, который хранится здесь вместе со всеми другими.
Полезные опции
Если в сервисе приходится работать постоянно, можно использовать горячие клавиши, которые заметно ускоряют работу. Всего их около 140 и со временем их использование станет автоматическим.
Также можно установить полезные плагины, которые расширяют стандартный функционал приложения, заметно упрощают работу и изменяют его интерфейс:
- Google Docs offline. Данное расширение позволяет сохранять файл в компьютере и редактировать его даже при отсутствии интернета. Произведенные действия сохраняются, а при возобновлении работы сети загружаются в Облако.
- Редактирование файлов Office. Если настраивать данный плагин, появляется возможность обрабатывать вордовские файлы, обеспечивается корректный перевод форматов из одного сервиса в другой.
Панель инструментов содержит раздел с дополнениями, где есть множество доступных для скачивания полезных опций, начиная от конструкторов формул, заканчивая инструментом для генерации графиков расчетов.
Google Docs — онлайн сервис с бесплатным доступом, с которым легко обрабатывать документы любого вида, создавать таблицы, составлять презентации и абсолютно не заботиться о сохранности набранного текста, даже когда компьютер зависает или выключается.
